İLETİ YÖNETİM SİSTEMİ (İYS) NEDİR?
6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanunun (“Kanun”) 6. Maddesi uyarınca, ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişilerin (hizmet sağlayıcılar) alıcıların önceden onayını alması gerekmektedir. Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte, (“Yönetmelik”) ticari elektronik ileti, mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak amacıyla alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen her türlü ileti olarak tanımlanmaktadır. 4 Ocak 2020 tarihinde Yönetmelik’te yapılan değişiklik ile birlikte de ticari elektronik ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcılara, İleti Yönetim Sistemine (İYS) kayıt yaptırma zorunluluğu getirilmiştir. İYS, ticari elektronik ileti onayı alınmasına, reddetme hakkının kullanılmasına ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesine imkân tanıyan ulusal bir veri tabanıdır. Yönetmelikte yapılan değişiklikle, ticari elektronik iletilere ilişkin tüm izin süreçlerinin İYS üzerinden yürütüleceği öngörülmüştür.
Bu yeni sistem, çeşitli ülkeler tarafından uygulanan Robinson listesi uygulamalarına bir nebze de olsa benzemektedir. Robinson listesi, pazarlama iletileri almak istemeyen kişilere ilişkin bilgilerin kaydedildiği bir listedir. Bu tarz sistemleri kullanan ülkeler arasında Belçika, İngiltere, Kanada, Fransa, İtalya, Yeni Zelanda, İspanya, İngiltere, Amerika Birleşik Devletleri ve Avustralya bulunmaktadır.
YÖNETMELİK KAPSAMINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
Öncelikle ticari elektronik ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcıların İYS’ye kaydolması gerekmektedir. Kayıt işlemi yapıldıktan sonra hizmet sağlayıcılar o güne kadar elde ettikleri onayları sisteme girmeye başlayacaklardır. Bu kapsamda, ticari ileti (reklam, tebrik, tanıtım vb.) gönderilen tüm kişiler listelenmeli ve asgari olarak alıcının iletişim adresi, izin türü, izin tarihi, iletişim kanalı (arama/mesaj/e-posta) ve izin kaynağı belirlenmelidir.
1 Eylül 2020 tarihine kadar hizmet sağlayıcıların İYS’ye kayıt yaptırması ve geçmiş tarihli tüm onayları sisteme kaydetmeleri gerekmektedir. Sisteme girilmeyen onaylar geçersiz sayılacaktır. 1 Eylül 2020 tarihinden 1 Aralık 2020 tarihine kadar da alıcılar sistem üzerinden onaylarını kontrol edebileceklerdir. 1 Aralık 2020 tarihine kadar itiraz etmeyen alıcılara ticari elektronik ileti gönderilebilecektir. Yeni sistemde İYS üzerinden onay verdiği tespit edilemeyen kişilere ticari elektronik ileti gönderilemeyecektir.
Bu noktada önemli hususlardan biri ise, hizmet sağlayıcıların, 1 Eylül 2020’ye kadar İYS’ye yükleyeceği izinler bakımından ispat yükü altında olduğudur. Bu sebeple, onay vermemiş kullanıcıların onay vermiş gibi İYS’ye aktarılmaması gerektiğini önemle vurgulamak isteriz.
1 Eylül 2020 tarihi sonrasında ise İYS üzerinden alınan onaylarda ispat yükü İYS’de olacaktır.
İletilere İlişkin Onay Elde Edilme Süreci:
Ticari elektronik ileti gönderilmek istenen alıcılardan ise onay üç şekilde alınabilmektedir; a) yazılı olarak, b) elektronik iletişim aracıyla ve 3) İYS üzerinden.
Elektronik ortamda alınan onaylarda onayın alındığında dair bilgi, reddetme imkânı da tanınarak alıcının elektronik iletişim adresine 24 saat içinde gönderilmek zorundadır.
Fiziki ve elektronik iletişim aracıyla alınan onaylarda alıcının adı-soyadının, olumlu irade beyanının ve elektronik iletişim adresinin yer alması gerekmektedir. Fiziki ortamda alınan onaylarda, ek olarak onayı verenin imzası da gerekmektedir.
İYS üzerinden alınmayan onayların üç iş günü içinde İYS’ye kaydedilmesi gerekmektedir. İYS’ye kaydedilmeyen tüm onaylar geçersiz kabul edilecektir.
Şu anda da olduğu gibi alıcının elektronik iletişim adresine ticari elektronik ileti göndererek onay talebinde bulunulamayacaktır.
Onayın alınacağı metinde, olumlu irade beyanının önceden seçili bir kutucukla sunulmaması gerekmektedir.
Sunulan mal ve hizmetin ön koşulu olarak ticari elektronik iletiye ilişkin onay alınamamaktadır.
Eğer onay bir sözleşmeye bağlı olarak alınacaksa (üyelik, satış vb.) ayrı bir başlık altında onayın alınması gerekmektedir.
Gönderilecek ticari elektronik iletilerin içeriğinin alınan onaya uygun olması gerekmektedir.
Alıcının İleti Almayı Reddetme Hakkı:
Alıcılar İYS üzerinden ret bildirimlerini iletebilmekle birlikte doğrudan iletilen ret bildirimlerinin de 3 iş günü içerisinde İYS’ye bildirilmesi gerekmektedir. Bu ret bildirimlerinin alınmasından itibaren 3 iş günü içerisinde ticari elektronik ileti gönderiminin kesilmesi zorunludur.
Ret bildirimi imkânı, alıcıya gönderilen her ticari elektronik iletide bulunmak zorundadır.
Alıcının ret bildiriminde bulunabilmesi için hizmet sağlayıcının iletişim adresine, Mersis numarasına ve işletme ismine ticari elektronik iletide yer vermesi gerekmektedir.
Alıcının ret hakkını kullanırken bir gerekçe göstermesi gerekmemektedir.
Kolay ve ücretsiz bir şekilde ret bildiriminin yapılabilmesine imkân tanınması önemlidir.
Aracı Hizmet Sağlayıcılar:
Hizmet sağlayıcılar ticari elektronik iletileri aracı hizmet sağlayıcılar vasıtası ile de gönderebilmektedir. Ancak aracı hizmet sağlayıcılar, başkaları adına onların ürünlerini tanıtmak veya pazarlamak amacıyla onay alamazlar.
Aracı hizmet sağlayıcıların burada dikkat etmesi gereken hususlar, 1) İYS’ye kayıt olmayan hizmet sağlayıcılara ait ticari elektronik iletilerin gönderimini başlatamayacakları, 2) Hizmet sağlayıcı adına ticari elektronik ileti göndereceği sırada İYS üzerinden alıcının onayının bulunup bulunmadığını kontrol etmesi ve buna göre ileti göndermesi gerektiğidir.
Hizmet sağlayıcı ve aracı hizmet sağlayıcılar a) onay kayıtlarını, onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten, b) ticari elektronik iletilere ilişkin diğer kayıtları ise kayıt tarihinden itibaren üç yıl süreyle saklamak zorundadır.
İstisnai Durumlar:
Kanunda hizmet sağlayıcıların önceden onay almadan ticari elektronik ileti gönderebilecekleri durumlar şu şekilde sayılmıştır;
Esnaf ve tacirlere, önceden onayları alınmadan ticari elektronik ileti gönderilebilmektedir. Tacir ve esnaf olanlardan onay alma gereği olmamakla birlikte, bu kişilerin de İYS’ye kayıt edilmesi ve reddetme hakkını kullanıp kullanmadığının kontrolü gerekmektedir.
Önceden onay veren alıcıya, temin edilen mal veya hizmetlere ilişkin değişiklik, kullanım ve bakıma yönelik gönderilecek ticari elektronik iletiler için de ayrıca onay alınmayacaktır.
Devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumu ile tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat veya benzeri durumlara ilişkin bildirimleri içeren iletilerde de onay alma zorunluluğu aranmamaktadır.
Sermaye piyasasına ilişkin mevzuat uyarınca aracılık faaliyetinde bulunan şirketlerce müşterilerine bilgilendirme amaçlı gönderilen ticari elektronik iletiler için onay alınması zorunlu değildir.
Şikâyet Süreci:
Yönetmeliğe aykırı olarak ticari elektronik ileti alan alıcılar, şikâyet haklarını İYS üzerinden kullanabileceklerdir. Şikayetler e-Devlet üzerinden, Bakanlık’ın web sitesi üzerinden veya yazılı olarak alıcının ikametgahının bulunduğu İl Müdürlüğü’ne de yapılabilecektir. Şikâyet başvurusu, ticari elektronik iletinin gönderildiği tarihten itibaren 3 ay içinde yapılabilecektir.
Yönetmeliğe aykırı davrananlara idari yaptırımlar uygulanacağından hizmet sağlayıcıların yeni sisteme uygun aksiyonları alması gerekmektedir.
İYS’YE İLİŞKİN ZAMAN ÇİZELGESİ
İYS’YE BAŞVURU NASIL YAPILIR?
İYS'ye başvurular, İYS'nin internet sitesinde yer alan formun doldurulması suretiyle yapılabilmektedir. Kayıt yapılırken hizmet sağlayıcıyı temsile yetkili bir kişinin atanması gerekmektedir.
Başvuru yapılırken;
Hizmet sağlayıcının; MERSİS numarası ve ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri (ve elektronik imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi);
İmza yetkilisinin; T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi talep edilmektedir.
Belirtilen bilgi ve belgelerin yanı sıra, başvuru sürecinde marka bazında sahip olunan onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi sayıları da isteğe göre sisteme eklenebilmektedir.
Başvurunun Aşamaları:
Yabancı hizmet sağlayıcıların sunması gereken belgeler ise; (i) imza sirküleri, (ii) ticaret sicil belgesi/ ticari faaliyet belgesi, (iii) İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesinin imzalı versiyonudur.